La conservazione sostitutiva delle fatture: normativa e modalità

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L’obbligo di emettere fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione ha reso necessaria la conservazione dei documenti digitali (si parla, nello specifico, di conservazione sostitutiva) in un apposito archivio informativo. In particolare, stabilisce il paragrafo 1.5 della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.ro 18/E  del 24 Giugno 2014 (doc 1) che “le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)”.

La Legge stabilisce, inoltre, che colui che emette la fattura elettronica “ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa”. Infine, l’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007, prevede che “è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione”.

Ma come si conserva, concretamente, una fattura elettronica?

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE: MODALITÀ

Al pari di una qualsiasi fattura redatta su supporto cartaceo, anche la fattura elettronica deve essere conservata. La sua natura di documento digitale, ovviamente, rende necessaria la conservazione della stessa in “modalità elettronica”. Da ciò deriva che le fatture elettroniche non possono essere conservate su stampa oppure su supporto cartaceo ma solo su supporto digitale.

In particolare, le fatture elettroniche devono essere conservate e memorizzate su supporti informatici in grado di garantirne – nel corso del tempo – la leggibilità, la collocazione temporale – tramite apposita marca temporale – e la firma. E’ essenziale, inoltre, che tale supporto sia immodificabile poiché le fatture elettroniche devono essere conservate in maniera irreversibile e permanente.

Prima di procedere alla conservazione sostitutiva della fattura elettronica, è fondamentale che la stessa sia munita di firma digitale apposta dal responsabile della conservazione. La firma attesta il corretto svolgimento dell’intero processo. La conservazione delle fatture deve rendere possibile la consultazione e l’esibizione dei documenti ogni qualvolta sia necessario.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E LA COESISTENZA CON I DOCUMENTI TRADIZIONALI

E’ bene sottolineare che le fatture elettroniche sottoposte a conservazione sostitutiva e quelle cartacee devono essere conservate avendo cura di rispettare una numerazione ben distinta. Sarà pertanto necessario conservare entrambe le tipologie di fatture in registri IVA e numeratori separati in modo da evitare confusione tra documenti cartacei ed elettronici.